Трудовая книжка в Украине полностью переходит в электронный формат: что нужно знать

Украина активно переходит от бумажных трудовых книжек к электронным. Это не просто формальность, а важный шаг к сохранению страховых записей и обеспечению своевременных пенсионных выплат. Узнайте, какие сроки установлены законом, как работает оцифровка и какие документы необходимо подать, чтобы ваша трудовая история была учтена в полном объеме

Юридическая консультация для украинцев

ПОЛУЧИТЬ

Украина постепенно отказывается от бумажных трудовых книжек и переходит на электронный формат. Такой процесс стартовал еще 10 июня 2021 года и должен завершиться до 10 июня 2026 года, согласно закону № 1217. В Пенсионном фонде Украины (ПФУ) советуют гражданам не откладывать процедуру оцифровки, ведь несвоевременная подача документов может привести к потере части страхового стажа или задержкам в назначении пенсии.

Как проходит оцифровка?

Сканированные копии трудовой книжки может предоставить как сам работник, так и его страхователь. Для этого необходимо загрузить цветные и четкие изображения всех заполненных страниц документа в личный кабинет на портале ПФУ (portal.pfu.gov.ua).

Требования к файлам:

▪️ формат — .jpg или .pdf;

▪️ разрешение — желательно не менее 300 dpi;

▪️ размер — до 1 Мб за файл;

▪️ все страницы должны быть представлены в хронологическом порядке с видимыми реквизитами: печатями, подписями, датами, серийным номером.

Кроме самой трудовой книжки, можно прикрепить диплом об образовании, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и другие документы, которые влияют на расчет стажа. Например, учеба в вузах до 2004 года также учитывалась в трудовой стаж.

Инструкция для работодателей и работников

Работодатели должны:

▪️ авторизоваться на портале ПФУ через КЭП, BankID или Дія.Підпис;

▪️ выбрать раздел «Сведения о трудовых отношениях работника»;

▪️ загрузить сканированные документы.

Работники могут подать документы через раздел «Коммуникации по ПФУ», где создается электронная запись и прикрепляются сканкопии.

Не хотите пропускать важные обновления и полезные материалы? Подпишитесь на нашу еженедельную рассылку!

Как проверить оцифровку?

После обработки документов сведения о трудовой деятельности будут отображаться в личном кабинете на портале ПФУ, в разделе «Электронная трудовая книжка». Там доступны три вкладки:

▪️ «Данные ЭТК» — автоматическая информация по отчетам работодателей с 1998 года;

▪️ «Оцифрованная ЭТК» — данные, добавленные из сканированных документов;

▪️ «Скан-копии трудовой книжки» — загруженные изображения.

Также можно проверить итоговый страховой стаж в разделе «Страховые данные». В случае ошибок специалисты ПФУ оставляют комментарии о несоответствиях.

Важно помнить! 

1. В электронной трудовой книжке автоматически отражаются данные о работе с 2004 года, но информацию о более раннем стаже нужно добавлять вручную

2. До 1 января 2004 года стаж учитывался как трудовой и подтверждается записями в трудовой книжке или другими документами.

3. Физическим лицам-предпринимателям не нужно вносить записи о собственной деятельности, но данные о наемных работниках ФЛП загружают обязательно.

Нaпомним! В Украине растет дефицит кадров: на одного соискателя приходится два рабочих места. Узнайте, какие профессии наиболее востребованы, почему не хватает рабочих рук, как отличается ситуация по регионам и какие прогнозы для рынка труда до 2027 года.