Оцифровка трудовых книжек до 10 июня 2026 года: почему это важно для украинцев, имеющих временную защиту в ЕС?

Оцифровка трудовых книжек в Украине завершится в 2026 году. Узнайте, почему это важно для украинцев, имеющих временную защиту в ЕС, как подать документы и сохранить трудовой стаж

Получите консультацию юриста по вопросам трудоустройства за границей

ПОЛУЧИТЬ

В Украине завершается переходный период оцифровки бумажных трудовых книжек. До 10 июня 2026 года работодатели должны передать в Пенсионный фонд Украины отсканированные копии трудовых книжек работников, принятых на работу до 10 июня 2021 года. Сам процесс длится с 2021 года и, согласно действующему законодательству, должен завершиться именно в июне 2026 года.

Для украинцев, которые сейчас находятся за границей под временной защитой, этот вопрос может казаться не первоочередным. Однако именно записи в трудовой книжке могут повлиять на будущую пенсию, подтверждение стажа, социальные права и трудовую историю в Украине. Об этом сообщает relocate.to.

Что такое электронная трудовая книжка в Украине?

Электронная трудовая книжка — это цифровой формат хранения информации о трудовой деятельности человека. Она содержит данные о периодах работы, приеме на должность, переводе, увольнении и других кадровых записях. Речь идет не о новом документе, а о переносе данных из бумажной книжки в Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины.

В дальнейшем именно эти данные будут использоваться для:

● подтверждения страхового стажа;

● назначения пенсии;

● проверки сведений о работе.

После завершения обработки бумажная трудовая книжка не аннулируется — ее должны вернуть работнику под подпись.

Читайте также: Трудоустройство украинцев в Европе: в каких странах работает наибольший процент украинцев?

Не хотите пропускать важные обновления и полезные материалы? Подпишитесь на нашу еженедельную рассылку!

Кому нужно оцифровать трудовую книжку в первую очередь?

Прежде всего это касается людей, у которых есть бумажная трудовая книжка с записями за предыдущие годы. Особенно важно обратить внимание тем, кто:

● работал до 1 января 2004 года;

● имеет большой трудовой стаж до перехода на цифровой учет;

● много раз менял место работы;

● имеет трудовую книжку, хранящуюся у работодателя;

● находится за границей и не имеет быстрого доступа к документам.

Именно старые записи могут иметь решающее значение при подтверждении стажа в будущем.

Что будет, если не успеть до 10 июня 2026 года?

Если трудовую книжку не оцифруют до указанной даты, это не означает автоматическую потерю стажа. Бумажная книжка и в дальнейшем останется документом, который может подтверждать трудовую деятельность. Однако в будущем могут возникнуть дополнительные трудности:

● придется отдельно подтверждать записи;

● искать архивные справки;

● обращаться к бывшим работодателям;

● дольше оформлять пенсию или социальные выплаты.

Именно поэтому лучше не откладывать этот вопрос, особенно если вы находитесь за границей.

Читайте также: Гендерный разрыв в пенсиях в ЕС — женщины получают на четверть меньше, чем мужчины.

Как оцифровать трудовую книжку самостоятельно?

Подать документы можно через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Алгоритм действий:

1. Зайти на портал Пенсионного фонда Украины.

2. Авторизоваться через КЭП, BankID, Дія.Підпис или другой доступный способ.

3. Открыть раздел «Электронная трудовая книжка».

4. Подготовить качественные сканы или фото страниц с записями.

5. Загрузить документы в систему.

6. Подписать обращение электронной подписью.

7. Дождаться проверки и внесения данных.

Что проверить перед загрузкой документов?

Наиболее частые проблемы при подаче — некачественные сканы или неполный пакет страниц. Необходимо проверить:

● четкость фото;

● отсутствие теней и бликов;

● полный набор страниц с записями;

● правильность дат приема на работу и увольнения;

● названия предприятий;

● наличие печатей и подписей.

Если меняли фамилию, желательно также иметь подтверждающие документы.

Почему это важно для украинцев с временной защитой в ЕС?

Для украинцев в странах Европы вопрос стажа остается актуальным даже во время пребывания за границей под временной защитой. В будущем эти данные могут понадобиться для:

● оформления пенсии в Украине;

● подтверждения трудового опыта;

● юридических процедур;

● миграционных дел;

● трудоустройства.

Если вы работаете за границей, также стоит хранить трудовые договоры, справки, документы о зарплате и подтверждения уплаты взносов. А если возникают вопросы относительно легального трудоустройства, контрактов или защиты трудовых прав за границей, украинцы могут обратиться к юристам по вопросам трудоустройства на Visit Ukraine, чтобы заранее избежать ошибок во время работы в другой стране.

Оцифровка трудовых книжек — это важный шаг для защиты трудового стажа украинцев. Даже если вы сейчас проживаете за пределами страны, стоит проверить свои документы и, по возможности, внести данные в электронный реестр до 10 июня 2026 года.

Напомним! Европейский Союз вводит новые правила прозрачности зарплат, которые изменят подход к оплате труда. Читайте, как директива повлияет на работников, работодателей и рынок труда в целом.

Фото: dsp.gov.ua