Digitalisierung von Beschäftigungsunterlagen bis zum 10. Juni 2026: Warum ist dies für Ukrainer mit vorübergehendem Schutz in der EU wichtig?

Die Digitalisierung der Beschäftigungsunterlagen in der Ukraine wird 2026 abgeschlossen sein. Erfahren Sie, warum dies für Ukrainer mit vorübergehendem Schutz in der EU wichtig ist, wie Sie Dokumente einreichen können und wie Sie Ihren beruflichen Werdegang dokumentieren können

Lassen Sie sich rechtlich zum Thema Arbeiten im Ausland beraten

HOLEN

Die Übergangsfrist für die Digitalisierung der Arbeitsbücher in Papierform in der Ukraine neigt sich dem Ende zu. Bis zum 10. Juni 2026 müssen Arbeitgeber gescannte Kopien der Arbeitsbücher von Mitarbeitern, die vor dem 10. Juni 2021 eingestellt wurden, bei der ukrainischen Rentenkasse einreichen. Der Prozess selbst läuft bereits seit 2021 und soll gemäß der geltenden Gesetzgebung im Juni 2026 abgeschlossen sein.

Für Ukrainer, die sich derzeit im Ausland unter vorübergehendem Schutz aufhalten, mag dieses Thema nicht unbedingt vorrangig erscheinen. Die Einträge im Arbeitsbuch können jedoch Auswirkungen auf künftige Renten, den Nachweis der Berufserfahrung, soziale Ansprüche und den beruflichen Werdegang in der Ukraine haben. Dies berichtet relocate.to.

Was ist ein elektronisches Arbeitsbuch in der Ukraine?

Ein elektronisches Arbeitsbuch ist ein digitales Format zur Speicherung von Informationen über den beruflichen Werdegang einer Person. Es enthält Daten zu Beschäftigungszeiten, Einstellungen, Versetzungen, Kündigungen und anderen Personalunterlagen. Es handelt sich hierbei nicht um ein neues Dokument, sondern um die Übertragung von Daten aus dem Papierarbeitsbuch in das Versichertenregister der Rentenkasse der Ukraine.

In Zukunft werden diese Daten verwendet für:

● die Bestätigung des Versicherungsschutzes;

● die Berechnung von Renten;

● die Überprüfung von Beschäftigungsdaten.

Nach Abschluss der Bearbeitung wird das Papier-Arbeitsbuch nicht ungültig – es muss dem Arbeitnehmer nach Unterzeichnung zurückgegeben werden.

Lesen Sie auch: Beschäftigung von Ukrainern in Europa: In welchen Ländern arbeiten die meisten Ukrainer?

Sie möchten keine wichtigen Updates und nützlichen Artikel verpassen? Abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter!

Wer muss sein Arbeitsbuch als Erstes digitalisieren?

Dies gilt in erster Linie für Personen, die ein Papier-Arbeitsbuch mit Einträgen aus früheren Jahren besitzen. Besonders wichtig ist dies für diejenigen, die:

● vor dem 1. Januar 2004 gearbeitet haben;

● über eine umfangreiche Arbeitshistorie vor der Einführung der digitalen Aufzeichnungen verfügen;

● häufig den Arbeitsplatz gewechselt haben;

● ein vom Arbeitgeber geführtes Arbeitsbuch besitzen;

● sich im Ausland befinden und keinen schnellen Zugriff auf ihre Unterlagen haben.

Gerade diese älteren Aufzeichnungen können bei der zukünftigen Bestätigung der Arbeitshistorie entscheidend sein.

Was passiert, wenn Sie die Frist vom 10. Juni 2026 nicht einhalten?

Wenn Ihr Arbeitsbuch bis zum angegebenen Datum nicht digitalisiert ist, bedeutet dies nicht, dass Sie automatisch Ihre Arbeitshistorie verlieren. Das Papierarbeitsbuch dient weiterhin als Dokument, das Ihre Beschäftigungsgeschichte bestätigen kann. Es können jedoch in Zukunft zusätzliche Schwierigkeiten auftreten:

● Sie müssen Einträge separat nachprüfen;

● nach Archivreferenzen suchen;

● ehemalige Arbeitgeber kontaktieren;

● die Bearbeitung von Renten- oder Sozialleistungen dauert länger.

Deshalb sollten Sie dies besser nicht aufschieben, insbesondere wenn Sie sich im Ausland befinden.

Lesen Sie auch: Geschlechtsspezifische Rentendifferenz in der EU – Frauen erhalten ein Viertel weniger als Männer.

Wie digitalisieren Sie Ihr Arbeitsbuch selbst?

Sie können Dokumente über das E-Services-Portal der Rentenkasse der Ukraine einreichen.

Schritte zur Vorgehensweise:

1. Rufen Sie das Portal der Rentenkasse der Ukraine auf.

2. Melden Sie sich mit einer digitalen Signatur (KEP), BankID, Diya.Sign oder einer anderen verfügbaren Methode an.

3. Öffnen Sie den Bereich „Elektronisches Arbeitsbuch“.

4. Bereiten Sie hochwertige Scans oder Fotos der Seiten mit Einträgen vor.

5. Laden Sie die Dokumente in das System hoch.

6. Unterzeichnen Sie den Antrag mit einer elektronischen Signatur.

7. Warten Sie, bis die Daten überprüft und erfasst wurden.

Was sollten Sie vor dem Hochladen der Dokumente überprüfen?

Die häufigsten Probleme bei der Einreichung sind Scans von schlechter Qualität oder unvollständige Seiten. Sie müssen Folgendes überprüfen:

● die Bildschärfe;

● das Fehlen von Schatten und Reflexionen;

● einen vollständigen Satz von Seiten mit Einträgen;

● die Richtigkeit der Einstellungs- und Kündigungsdaten;

● Firmennamen;

● das Vorhandensein von Stempeln und Unterschriften.

Wenn Sie Ihren Nachnamen geändert haben, ist es außerdem ratsam, entsprechende Nachweise bereitzuhalten.

Warum ist dies für Ukrainer mit vorübergehendem Schutz in der EU wichtig?

Für Ukrainer in europäischen Ländern bleibt die Frage des beruflichen Werdegangs auch während des Aufenthalts im Ausland unter vorübergehendem Schutz relevant. In Zukunft können diese Informationen benötigt werden für:

● die Beantragung einer Rente in der Ukraine;

● den Nachweis von Berufserfahrung;

● Gerichtsverfahren;

● Einwanderungsangelegenheiten;

● eine Beschäftigung.

Wenn Sie im Ausland arbeiten, sollten Sie auch Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Gehaltsabrechnungen und Nachweise über Sozialversicherungsbeiträge aufbewahren. Und wenn Sie Fragen zur legalen Beschäftigung, zu Verträgen oder zum Schutz der Arbeitnehmerrechte im Ausland haben, können sich Ukrainer an Arbeitsrechtsanwälte bei Visit Ukraine wenden, um Fehler bei der Arbeit in einem anderen Land zu vermeiden.

Die Digitalisierung von Beschäftigungsunterlagen ist ein wichtiger Schritt zum Schutz des beruflichen Werdegangs von Ukrainern. Auch wenn Sie derzeit im Ausland leben, lohnt es sich, Ihre Unterlagen zu überprüfen und, wenn möglich, Ihre Daten bis zum 10. Juni 2026 in das elektronische Register einzutragen.

Wir erinnern Sie daran! Die Europäische Union führt neue Vorschriften zur Lohntransparenz ein, die den Umgang mit Vergütungen verändern werden. Lesen Sie wie sich die Richtlinie auf Arbeitnehmer, Arbeitgeber und den Arbeitsmarkt im Allgemeinen auswirken wird.

Foto: dsp.gov.ua

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie die neuesten Nachrichten und nützliche Materialien über die Ukraine und die Welt im Bereich „News“.

Unsere Empfehlung für eine sichere und bequeme Reise:

Visit Ukraine Insurance – Versicherung für einen sicheren Auslandsaufenthalt ohne unnötige Kosten;

Green Card – obligatorische Kfz-Versicherung für Reisen ins Ausland;

Visit Ukraine Tickets – Tickets für Busse, Züge und Flugzeuge in die/aus der Ukraine und zwischen Städten auf der ganzen Welt buchen;

Private Lawyer service - professionelle Rechtsberatung zu Visa- und Migrationsfragen;

Visit Ukraine Merch - patriotische Kleidung und Accessoires mit weltweiter Lieferung kaufen.

© 2018-2026, Visit Ukraine. Die Verwendung, das Kopieren oder der Nachdruck von Materialien auf dieser Website ist nur mit einem Link (Hyperlink für Online-Publikationen) zu Visit Ukraine gestattet.

Alle Rechte vorbehalten.