Оцифрування трудових книжок до 10 червня 2026 року: чому це важливо для українців із тимчасовим захистом у ЄС?

Оцифрування трудових книжок в Україні завершується у 2026 році. Дізнайтеся, чому це важливо для українців із тимчасовим захистом у ЄС, як подати документи та зберегти трудовий стаж

Отримайте консультацію юриста щодо працевлаштування за кордоном

ОТРИМАТИ

В Україні завершується перехідний період оцифрування паперових трудових книжок. До 10 червня 2026 року роботодавці мають передати до Пенсійного фонду України скановані копії трудових книжок працівників, яких було прийнято на роботу до 10 червня 2021 року. Сам процес триває з 2021 року і відповідно до чинного законодавства має завершитися саме у червні 2026-го.

Для українців, які нині перебувають за кордоном під тимчасовим захистом, це питання може здаватися не першочерговим. Однак саме записи у трудовій книжці можуть впливати на майбутню пенсію, підтвердження стажу, соціальні права та трудову історію в Україні. Про це повідомляє relocate.to.

Що таке електронна трудова книжка в Україні?

Електронна трудова книжка — це цифровий формат зберігання інформації про трудову діяльність людини. Вона містить дані про періоди роботи, прийняття на посаду, переведення, звільнення та інші кадрові записи. Йдеться не про новий документ, а про перенесення даних із паперової книжки до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України.

Надалі саме ці дані використовуватимуться для:

● підтвердження страхового стажу;

● призначення пенсії;

● перевірки відомостей про роботу.

Після завершення обробки паперова трудова книжка не анулюється — її мають повернути працівнику під підпис.

Читайте також: Працевлаштування українців в Європі: в яких країнах працює найбільший відсоток українців?

Не хочете пропускати важливі оновлення та корисні матеріали? Підпишіться на нашу щотижневу розсилку!

Кому потрібно оцифрувати трудову книжку насамперед?

Передусім це стосується людей, які мають паперову трудову книжку із записами за попередні роки. Особливо важливо звернути увагу тим, хто:

● працював до 1 січня 2004 року;

● має великий трудовий стаж до цифрового обліку;

● змінював місце роботи багато разів;

● має трудову книжку, що зберігається у роботодавця;

● перебуває за кордоном і не має швидкого доступу до документів.

Саме старі записи можуть мати вирішальне значення під час підтвердження стажу в майбутньому.

Що буде, якщо не встигнути до 10 червня 2026 року?

Якщо трудову книжку не оцифрують до зазначеної дати, це не означає автоматичну втрату стажу. Паперова книжка і надалі залишатиметься документом, який може підтверджувати трудову діяльність. Однак у майбутньому можуть виникнути додаткові труднощі:

● доведеться окремо підтверджувати записи;

● шукати архівні довідки;

● звертатися до колишніх роботодавців;

● довше оформлювати пенсію чи соціальні виплати.

Саме тому краще не відкладати це питання, особливо якщо ви перебуваєте за кордоном.

Читайте також: Гендерний розрив у пенсіях в ЄС — жінки отримують на чверть менше, ніж чоловіки.

Як оцифрувати трудову книжку самостійно?

Подати документи можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Алгоритм дій:

1. Зайти на портал Пенсійного фонду України.

2. Авторизуватися через КЕП, BankID, Дія.Підпис або інший доступний спосіб.

3. Відкрити розділ “Електронна трудова книжка”.

4. Підготувати якісні скани або фото сторінок із записами.

5. Завантажити документи в систему.

6. Підписати звернення електронним підписом.

7. Дочекатися перевірки та внесення даних.

Що перевірити перед завантаженням документів?

Найчастіші проблеми під час подання — неякісні скани або неповний пакет сторінок. Потрібно перевірити:

● чіткість фото;

● відсутність тіней і відблисків;

● повний набір сторінок із записами;

● правильність дат прийняття та звільнення;

● назви підприємств;

● наявність печаток і підписів.

Якщо змінювали прізвище, бажано також мати підтвердні документи.

Чому це важливо для українців із тимчасовим захистом у ЄС?

Для українців у країнах Європи питання стажу залишається актуальним навіть під час перебування за кордоном під тимчасовим захистом. У майбутньому ці дані можуть знадобитися для:

● оформлення пенсії в Україні;

● підтвердження трудового досвіду;

● юридичних процедур;

● міграційних справ;

● працевлаштування.

Якщо ви працюєте за кордоном, також варто зберігати трудові договори, довідки, зарплатні документи та підтвердження сплати внесків. А якщо виникають питання щодо легального працевлаштування, контрактів чи захисту трудових прав за кордоном, українці можуть звернутися до юристів з питань працевлаштування на Visit Ukraine, щоб заздалегідь уникнути помилок під час роботи в іншій країні.

Оцифрування трудових книжок — це важливий крок для захисту трудового стажу українців. Навіть якщо ви зараз проживаєте за межами країни, варто перевірити свої документи та за можливості внести дані до електронного реєстру до 10 червня 2026 року.

Нагадаємо! Європейський Союз запроваджує нові правила прозорості зарплат, які змінять підхід до оплати праці. Читайте, як директива вплине на працівників, роботодавців та ринок праці загалом.

Фото: dsp.gov.ua