Les Ukrainiens doivent numériser leurs livrets de travail : jusqu'à quelle date et que se passera-t-il s'ils ne le font pas ?

L'Ukraine est en train de passer activement des livrets de travail en papier à des versions électroniques. Ce n'est pas juste une formalité, mais une étape importante pour préserver les dossiers d'assurance et garantir des paiements de pension en temps voulu. Découvrez quels délais sont fixés par la loi, comment fonctionne la numérisation et quels documents vous devez soumettre pour vous assurer que votre historique professionnel est pris en compte dans son intégralité

Conseils juridiques pour les Ukrainiens

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L'Ukraine abandonne progressivement les livrets de travail en papier et passe à un format électronique. Ce processus a commencé le 10 juin 2021 et devrait être achevé d'ici le 10 juin 2026, selon la loi n° 1217. Le Fonds de pension d'Ukraine (PFU) conseille aux citoyens de ne pas retarder le processus de numérisation, car un dépôt tardif de documents peut entraîner la perte d'une partie de la période d'assurance ou des retards dans la nomination d'une pension.

Comment fonctionne la numérisation ?

Les copies numérisées du livret de travail peuvent être fournies soit par l'employé, soit par son assureur. Pour ce faire, vous devez télécharger des images claires et en couleur de toutes les pages complétées du document sur votre compte personnel sur le portail du PFU (portal.pfu.gov.ua).

Exigences de fichier :

▪️ format — .jpg ou .pdf ;

▪️ résolution — de préférence au moins 300 dpi ;

▪️ taille — jusqu'à 1 Mo par fichier ;

▪️ toutes les pages doivent être présentées dans l'ordre chronologique avec des détails visibles : tampons, signatures, dates, numéro de série.

En plus du livret de travail lui-même, vous pouvez joindre un diplôme, un acte de naissance d'enfant (pour les femmes), une carte d'identité militaire et d'autres documents qui affectent le calcul de l'ancienneté. Par exemple, l'éducation dans les établissements d'enseignement supérieur avant 2004 a également été prise en compte dans le livret de travail.

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Instructions pour les employeurs et les employés

Les employeurs doivent :

▪️ se connecter au portail du PFU via KEP, BankID ou Diya.Signature ;

▪️ sélectionner la section « Informations sur la relation de travail de l'employé » ;

▪️ télécharger des documents numérisés.

Les employés peuvent soumettre des documents via la section « Communications avec le PFU », où un enregistrement électronique est créé et des copies numérisées sont jointes.

Comment vérifier la numérisation ?

Après le traitement des documents, les informations sur l'emploi seront affichées dans votre compte personnel sur le portail du PFU, dans la section « Livret de travail électronique ». Trois onglets y sont disponibles :

▪️ « Données ETC » — informations automatiques des rapports des employeurs depuis 1998 ;

▪️ « ETC numérisé » — données ajoutées à partir de documents numérisés ;

▪️ « Copies numérisées du livret de travail » — images téléchargées.

Vous pouvez également vérifier votre expérience d'assurance totale dans la section « Données d'assurance ». En cas d'erreurs, les spécialistes du PFU laissent des commentaires sur les divergences.

Important à retenir !

1. Le livret de travail électronique affiche automatiquement les données sur l'emploi depuis 2004, mais les informations sur l'expérience antérieure doivent être ajoutées manuellement.

2. Avant le 1er janvier 2004, l'expérience était comptée comme expérience de travail et est confirmée par des inscriptions dans le livret de travail ou d'autres documents.

3. Les entrepreneurs individuels n'ont pas besoin d'entrer des enregistrements sur leurs propres activités, mais les données sur les employés des entrepreneurs individuels doivent être téléchargées.

Rappel ! L'Ukraine connaît une pénurie croissante de main-d'œuvre : il y a deux emplois pour chaque candidat. Découvrez quelles professions sont les plus demandées, pourquoi il y a une pénurie de travailleurs, comment la situation diffère selon les régions et quelles sont les prévisions pour le marché du travail jusqu'en 2027.

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