Numérisation des dossiers d'emploi d'ici le 10 juin 2026 : Pourquoi est-ce important pour les Ukrainiens bénéficiant d'une protection temporaire dans l'UE ?

La numérisation des dossiers d'emploi en Ukraine sera achevée en 2026. Découvrez pourquoi cela est important pour les Ukrainiens bénéficiant d'une protection temporaire dans l'UE, comment soumettre des documents et comment préserver votre historique d'emploi

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La période de transition pour la numérisation des dossiers d'emploi en papier touche à sa fin en Ukraine. D'ici le 10 juin 2026, les employeurs doivent soumettre des copies numérisées des dossiers d'emploi des employés embauchés avant le 10 juin 2021 au Fonds de pension d'Ukraine. Le processus lui-même est en cours depuis 2021 et, conformément à la législation actuelle, doit être achevé en juin 2026.

Pour les Ukrainiens actuellement à l'étranger sous protection temporaire, cette question peut ne pas sembler prioritaire. Cependant, les inscriptions dans le livre de travail peuvent affecter les futures pensions, la preuve de l'expérience professionnelle, les droits sociaux et l'historique d'emploi en Ukraine. Cela a été rapporté par relocate.to.

Qu'est-ce qu'un livre de travail électronique en Ukraine ?

Un livre de travail électronique est un format numérique pour stocker des informations sur l'historique d'emploi d'une personne. Il contient des données sur les périodes d'emploi, les embauches, les transferts, les résiliations et d'autres dossiers du personnel. Ce n'est pas un nouveau document, mais plutôt le transfert de données du livre de travail papier au Registre des personnes assurées du Fonds de pension d'Ukraine.

À l'avenir, ces données seront utilisées pour :

● confirmer la couverture d'assurance ;

● calculer les pensions ;

● vérifier les informations d'emploi.

Une fois le traitement terminé, le livre de travail papier n'est pas annulé - il doit être retourné à l'employé contre signature.

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Qui doit numériser son livre de travail en premier ?

Tout d'abord, cela concerne les personnes qui ont un livre de travail en papier avec des inscriptions des années précédentes. C'est particulièrement important pour ceux qui :

● ont travaillé avant le 1er janvier 2004 ;

● ont un historique de travail étendu avant la tenue de dossiers numériques ;

● ont changé de travail plusieurs fois ;

● ont un livre de travail conservé par leur employeur ;

● sont à l'étranger et n'ont pas un accès rapide à leurs documents.

C'est précisément ces anciens dossiers qui peuvent être cruciaux lors de la confirmation de l'historique de travail à l'avenir.

Que se passe-t-il si vous ne respectez pas la date limite du 10 juin 2026 ?

Si votre livre de travail n'est pas numérisé à la date spécifiée, cela ne signifie pas que vous perdrez automatiquement votre historique de travail. Le livre de travail papier continuera à servir de document pouvant confirmer votre historique d'emploi. Cependant, des difficultés supplémentaires peuvent survenir à l'avenir :

● vous devrez vérifier les dossiers séparément ;

● rechercher des références d'archives ;

● contacter d'anciens employeurs ;

● prendre plus de temps pour traiter une pension ou des prestations sociales.

C'est pourquoi il vaut mieux ne pas remettre cela à plus tard, surtout si vous êtes à l'étranger.

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Comment numériser votre livre de travail vous-même ?

Vous pouvez soumettre des documents via le portail des e-services du Fonds de pension d'Ukraine.

Étapes à suivre :

1. Allez sur le portail du Fonds de pension d'Ukraine.

2. Connectez-vous en utilisant une signature numérique (KEP), BankID, Diya.Sign ou une autre méthode disponible.

3. Ouvrez la section "Livre de travail électronique".

4. Préparez des scans ou des photos de haute qualité des pages avec des inscriptions.

5. Téléchargez les documents dans le système.

6. Signez la demande avec une signature électronique.

7. Attendez que les données soient vérifiées et saisies.

Que devez-vous vérifier avant de télécharger des documents ?

Les problèmes les plus courants lors de la soumission sont des scans de mauvaise qualité ou un ensemble incomplet de pages. Vous devez vérifier :

● la clarté de la photo ;

● l'absence d'ombres et de reflets ;

● un ensemble complet de pages avec des enregistrements ;

● l'exactitude des dates d'embauche et de résiliation ;

● les noms des entreprises ;

● la présence de tampons et de signatures.

Si vous avez changé de nom, il est également conseillé d'avoir des documents justificatifs.

Pourquoi est-ce important pour les Ukrainiens avec protection temporaire dans l'UE ?

Pour les Ukrainiens dans les pays européens, la question de l'historique de travail reste pertinente même en résidant à l'étranger sous protection temporaire. À l'avenir, ces informations peuvent être nécessaires pour :

● demander une pension en Ukraine ;

● confirmer l'expérience de travail ;

● des procédures judiciaires ;

● des questions d'immigration ;

● l'emploi.

Si vous travaillez à l'étranger, vous devez également conserver des contrats de travail, des certificats, des bulletins de salaire et des preuves de contributions à la sécurité sociale. Et si vous avez des questions concernant l'emploi légal, les contrats ou la protection des droits du travail à l'étranger, les Ukrainiens peuvent contacter des avocats spécialisés en emploi chez Visit Ukraine pour éviter des erreurs lors de votre travail dans un autre pays.

La numérisation des dossiers d'emploi est une étape importante pour protéger l'historique de travail des Ukrainiens. Même si vous vivez actuellement en dehors du pays, il vaut la peine de vérifier vos documents et, si possible, d'entrer vos données dans le registre électronique d'ici le 10 juin 2026.

Nous vous rappelons ! L'Union européenne introduit de nouvelles règles de transparence salariale qui changeront l'approche de la rémunération. Lisez comment la directive affectera les employés, les employeurs et le marché du travail en général.

Photo : dsp.gov.ua

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