Digitalización de los registros laborales para el 10 de junio de 2026: ¿Por qué es esto importante para los ucranianos con protección temporal en la UE?

La digitalización de los registros laborales en Ucrania se completará en 2026. Descubre por qué esto es importante para los ucranianos con protección temporal en la UE, cómo presentar documentos y cómo preservar tu historial laboral

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El período de transición para la digitalización de los registros de empleo en papel está llegando a su fin en Ucrania. Para el 10 de junio de 2026, los empleadores deben presentar copias escaneadas de los registros de empleo de los empleados contratados antes del 10 de junio de 2021, al Fondo de Pensiones de Ucrania. El proceso en sí ha estado en marcha desde 2021 y, de acuerdo con la legislación actual, está programado para completarse en junio de 2026.

Para los ucranianos que actualmente están en el extranjero bajo protección temporal, este tema puede no parecer una prioridad. Sin embargo, las entradas en el libro de registro de empleo pueden afectar las futuras pensiones, la prueba de la experiencia laboral, los derechos sociales y el historial laboral en Ucrania. Esto es reportado por relocate.to.

¿Qué es un libro de registro de empleo electrónico en Ucrania?

Un libro de registro de trabajo electrónico es un formato digital para almacenar información sobre la historia laboral de una persona. Contiene datos sobre períodos de empleo, contrataciones, transferencias, despidos y otros registros de personal. Este no es un documento nuevo, sino más bien la transferencia de datos del libro de registro en papel al Registro de Personas Aseguradas del Fondo de Pensiones de Ucrania.

En el futuro, estos datos se utilizarán para:

● confirmar la cobertura de seguro;

● calcular pensiones;

● verificar información laboral.

Una vez que se complete el procesamiento, el libro de registro de trabajo en papel no se cancela; debe ser devuelto al empleado con firma.

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¿Quién necesita digitalizar su libro de registro de empleo primero?

Primero y ante todo, esto se aplica a las personas que tienen un libro de registro de empleo en papel con entradas de años anteriores. Es especialmente importante para aquellos que:

● trabajaron antes del 1 de enero de 2004;

● tienen una extensa historia laboral antes de la digitalización de registros;

● han cambiado de trabajo muchas veces;

● tienen un libro de registro de empleo mantenido por su empleador;

● están en el extranjero y no tienen acceso rápido a sus documentos.

Precisamente estos registros más antiguos pueden ser cruciales al confirmar la historia laboral en el futuro.

¿Qué pasa si no cumples con la fecha límite del 10 de junio de 2026?

Si tu libro de registro de empleo no está digitalizado para la fecha especificada, esto no significa que automáticamente perderás tu historia laboral. El libro de registro en papel seguirá sirviendo como un documento que puede confirmar tu historia laboral. Sin embargo, pueden surgir dificultades adicionales en el futuro:

● tendrás que verificar los registros por separado;

● buscar referencias archivadas;

● contactar a empleadores anteriores;

● tardar más en procesar una pensión o beneficios sociales.

Por eso es mejor no dejar esto para después, especialmente si estás en el extranjero.

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¿Cómo digitalizar tu libro de registro de empleo tú mismo?

Puedes enviar documentos a través del portal de servicios electrónicos del Fondo de Pensiones de Ucrania.

Pasos a seguir:

1. Ve al portal del Fondo de Pensiones de Ucrania.

2. Inicia sesión usando una firma digital (KEP), BankID, Diya.Sign u otro método disponible.

3. Abre la sección "Libro de Registro de Trabajo Electrónico".

4. Prepara escaneos o fotos de alta calidad de las páginas con entradas.

5. Sube los documentos al sistema.

6. Firma la solicitud con una firma electrónica.

7. Espera a que los datos sean verificados e ingresados.

¿Qué debes verificar antes de subir documentos?

Los problemas más comunes durante la presentación son escaneos de mala calidad o un conjunto incompleto de páginas. Necesitas verificar:

● claridad de la foto;

● ausencia de sombras y reflejos;

● un conjunto completo de páginas con registros;

● corrección de las fechas de contratación y despido;

● nombres de las empresas;

● presencia de sellos y firmas.

Si has cambiado tu apellido, también es recomendable tener documentos de respaldo.

¿Por qué es esto importante para los ucranianos con protección temporal en la UE?

Para los ucranianos en países europeos, el tema de la historia laboral sigue siendo relevante incluso mientras residen en el extranjero bajo protección temporal. En el futuro, esta información puede ser necesaria para:

● solicitar una pensión en Ucrania;

● confirmar la experiencia laboral;

● procedimientos legales;

● asuntos de inmigración;

● empleo.

Si estás trabajando en el extranjero, también debes conservar contratos laborales, certificados, recibos de pago y pruebas de contribuciones a la seguridad social. Y si tienes preguntas sobre empleo legal, contratos o la protección de derechos laborales en el extranjero, los ucranianos pueden contactar a abogados laborales en Visit Ukraine para evitar errores mientras trabajas en otro país.

La digitalización de los registros de empleo es un paso importante para proteger la historia laboral de los ucranianos. Incluso si actualmente vives fuera del país, vale la pena revisar tus documentos y, si es posible, ingresar tus datos en el registro electrónico antes del 10 de junio de 2026.

¡Te recordamos! La Unión Europea está introduciendo nuevas reglas de transparencia salarial que cambiarán el enfoque hacia la compensación. Lee cómo la directiva afectará a los empleados, empleadores y al mercado laboral en general.

Foto: dsp.gov.ua

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