Digitalizzazione dei registri di lavoro entro il 10 giugno 2026: Perché è importante per gli ucraini con protezione temporanea nell'UE?

La digitalizzazione dei registri di lavoro in Ucraina sarà completata nel 2026. Scopri perché è importante per gli ucraini con protezione temporanea nell'UE, come presentare i documenti e come preservare la tua storia lavorativa

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Il periodo di transizione per la digitalizzazione dei registri di lavoro cartacei sta per concludersi in Ucraina. Entro il 10 giugno 2026, i datori di lavoro devono presentare copie scansionate dei registri di lavoro dei dipendenti assunti prima del 10 giugno 2021, al Fondo Pensione dell'Ucraina. Il processo stesso è in corso dal 2021 e, in conformità con la legislazione attuale, è previsto che venga completato a giugno 2026.

Per gli ucraini attualmente all'estero sotto protezione temporanea, questa questione potrebbe non sembrare una priorità. Tuttavia, le voci nel libro dei registri di lavoro possono influenzare le pensioni future, la prova dell'esperienza lavorativa, i diritti sociali e la storia lavorativa in Ucraina. Questo è riportato da relocate.to.

Che cos'è un libro dei registri di lavoro elettronico in Ucraina?

Un libro dei registri di lavoro elettronico è un formato digitale per memorizzare informazioni sulla storia lavorativa di una persona. Contiene dati sui periodi di impiego, assunzioni, trasferimenti, cessazioni e altri registri del personale. Questo non è un documento nuovo, ma piuttosto il trasferimento di dati dal libro dei registri cartaceo al Registro delle Persone Assicurate del Fondo Pensione dell'Ucraina.

In futuro, questi dati saranno utilizzati per:

● confermare la copertura assicurativa;

● calcolare le pensioni;

● verificare le informazioni lavorative.

Una volta completato il trattamento, il libro dei registri di lavoro cartaceo non viene annullato: deve essere restituito al dipendente su firma.

Leggi anche: Occupazione degli ucraini in Europa: in quali paesi lavora la percentuale più alta di ucraini?

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Chi deve digitalizzare per primo il proprio libro dei registri di lavoro?

Prima di tutto, questo si applica a persone che hanno un libro dei registri di lavoro cartaceo con voci degli anni precedenti. È particolarmente importante per coloro che:

● hanno lavorato prima del 1 gennaio 2004;

● hanno una lunga storia lavorativa prima della registrazione digitale;

● hanno cambiato lavoro molte volte;

● hanno un libro dei registri di lavoro tenuto dal proprio datore di lavoro;

● sono all'estero e non hanno accesso rapido ai propri documenti.

Proprio questi registri più vecchi possono essere cruciali quando si conferma la storia lavorativa in futuro.

Cosa succede se non rispetti la scadenza del 10 giugno 2026?

Se il tuo libro dei registri di lavoro non viene digitalizzato entro la data specificata, ciò non significa che perderai automaticamente la tua storia lavorativa. Il libro dei registri cartaceo continuerà a servire come documento che può confermare la tua storia lavorativa. Tuttavia, potrebbero sorgere difficoltà aggiuntive in futuro:

● dovrai verificare i registri separatamente;

● cercare riferimenti archivistici;

● contattare ex datori di lavoro;

● impiegare più tempo per elaborare una pensione o benefici sociali.

Per questo motivo è meglio non rimandare, soprattutto se sei all'estero.

Leggi anche: Divario pensionistico di genere nell'UE: le donne ricevono un quarto in meno degli uomini.

Come digitalizzare il proprio libro dei registri di lavoro da soli?

Puoi inviare documenti tramite il portale dei servizi elettronici del Fondo Pensione dell'Ucraina.

Passaggi da seguire:

1. Vai al portale del Fondo Pensione dell'Ucraina.

2. Accedi utilizzando una firma digitale (KEP), BankID, Diya.Sign o un altro metodo disponibile.

3. Apri la sezione “Libro dei Registri di Lavoro Elettronico”.

4. Prepara scansioni o foto di alta qualità delle pagine con le voci.

5. Carica i documenti nel sistema.

6. Firma la domanda con una firma elettronica.

7. Attendi che i dati vengano verificati e inseriti.

Cosa dovresti controllare prima di caricare i documenti?

I problemi più comuni durante la presentazione sono scansioni di scarsa qualità o un insieme incompleto di pagine. Devi controllare:

● chiarezza della foto;

● assenza di ombre e riflessi;

● un insieme completo di pagine con registrazioni;

● correttezza delle date di assunzione e cessazione;

● nomi delle aziende;

● presenza di timbri e firme.

Se hai cambiato cognome, è anche consigliabile avere documenti di supporto.

Perché è importante per gli ucraini con protezione temporanea nell'UE?

Per gli ucraini nei paesi europei, la questione della storia lavorativa rimane rilevante anche mentre risiedono all'estero sotto protezione temporanea. In futuro, queste informazioni potrebbero essere necessarie per:

● richiedere una pensione in Ucraina;

● confermare l'esperienza lavorativa;

● procedimenti legali;

● questioni di immigrazione;

● occupazione.

Se lavori all'estero, dovresti anche conservare contratti di lavoro, certificati, buste paga e prove dei contributi previdenziali. E se hai domande riguardo all'occupazione legale, ai contratti o alla protezione dei diritti lavorativi all'estero, gli ucraini possono contattare avvocati del lavoro di Visit Ukraine per evitare errori mentre lavorano in un altro paese.

La digitalizzazione dei registri di lavoro è un passo importante per proteggere la storia lavorativa degli ucraini. Anche se attualmente vivi al di fuori del paese, vale la pena controllare i tuoi documenti e, se possibile, inserire i tuoi dati nel registro elettronico entro il 10 giugno 2026.

Ti ricordiamo! L'Unione Europea sta introducendo nuove regole di trasparenza salariale che cambieranno l'approccio alla retribuzione. Leggi come la direttiva influenzerà i dipendenti, i datori di lavoro e il mercato del lavoro in generale.

Foto: dsp.gov.ua

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