Cyfryzacja dokumentacji zatrudnienia do 10 czerwca 2026 roku: Dlaczego jest to ważne dla Ukraińców z tymczasową ochroną w UE?

Cyfryzacja dokumentacji zatrudnienia na Ukrainie zostanie zakończona w 2026 roku. Dowiedz się, dlaczego jest to ważne dla Ukraińców z tymczasową ochroną w UE, jak złożyć dokumenty i jak zachować historię zatrudnienia

Uzyskaj porady prawne dotyczące pracy za granicą

UZYSKAJ

Okres przejściowy dla cyfryzacji papierowych akt zatrudnienia w Ukrainie dobiega końca. Do 10 czerwca 2026 roku pracodawcy muszą złożyć zeskanowane kopie akt zatrudnienia pracowników zatrudnionych przed 10 czerwca 2021 roku do Funduszu Emerytalnego Ukrainy. Sam proces trwa od 2021 roku i zgodnie z obowiązującym prawodawstwem ma zostać zakończony w czerwcu 2026 roku.

Dla Ukraińców obecnie za granicą w ramach tymczasowej ochrony, ta kwestia może nie wydawać się priorytetowa. Jednak wpisy w książeczce zatrudnienia mogą wpłynąć na przyszłe emerytury, potwierdzenie doświadczenia zawodowego, prawa socjalne i historię zatrudnienia w Ukrainie. O tym informuje relocate.to.

Co to jest elektroniczna książeczka zatrudnienia w Ukrainie?

Elektroniczna książeczka pracy to cyfrowy format przechowywania informacji o historii zatrudnienia danej osoby. Zawiera dane o okresach zatrudnienia, zatrudnieniach, przeniesieniach, rozwiązaniach umowy i innych aktach personalnych. To nie jest nowy dokument, lecz raczej przeniesienie danych z papierowej książeczki do Rejestru Ubezpieczonych Funduszu Emerytalnego Ukrainy.

W przyszłości dane te będą wykorzystywane do:

● potwierdzania ubezpieczenia;

● obliczania emerytur;

● weryfikacji informacji o zatrudnieniu.

Po zakończeniu przetwarzania papierowa książeczka pracy nie jest anulowana - musi być zwrócona pracownikowi po podpisaniu.

Przeczytaj także: Zatrudnienie Ukraińców w Europie: W których krajach pracuje najwyższy odsetek Ukraińców?

Nie chcesz przegapić ważnych aktualizacji i przydatnych artykułów? Zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera!

Kto musi najpierw zdigitalizować swoją książeczkę zatrudnienia?

Przede wszystkim dotyczy to osób, które mają papierową książeczkę zatrudnienia z wpisami z poprzednich lat. Jest to szczególnie ważne dla tych, którzy:

● pracowali przed 1 stycznia 2004 roku;

● mają bogatą historię zatrudnienia przed wprowadzeniem cyfrowego prowadzenia akt;

● zmieniali pracę wiele razy;

● mają książeczkę zatrudnienia prowadzoną przez swojego pracodawcę;

● są za granicą i nie mają szybkiego dostępu do swoich dokumentów.

To właśnie te starsze zapisy mogą być kluczowe przy potwierdzaniu historii zatrudnienia w przyszłości.

Co się stanie, jeśli nie dotrzymasz terminu 10 czerwca 2026 roku?

Jeśli twoja książeczka zatrudnienia nie zostanie zdigitalizowana do wskazanej daty, nie oznacza to, że automatycznie stracisz swoją historię zatrudnienia. Papierowa książeczka nadal będzie służyć jako dokument potwierdzający twoją historię zatrudnienia. Jednak w przyszłości mogą pojawić się dodatkowe trudności:

● będziesz musiał weryfikować zapisy osobno;

● szukać archiwalnych referencji;

● kontaktować się z byłymi pracodawcami;

● dłużej przetwarzać emeryturę lub świadczenia socjalne.

Dlatego lepiej nie odkładać tego na później, zwłaszcza jeśli jesteś za granicą.

Przeczytaj także: Luka emerytalna ze względu na płeć w UE — kobiety otrzymują o jedną czwartą mniej niż mężczyźni.

Jak samodzielnie zdigitalizować swoją książeczkę zatrudnienia?

Możesz złożyć dokumenty za pośrednictwem portalu e-usług Funduszu Emerytalnego Ukrainy.

Kroki do wykonania:

1. Wejdź na portal Funduszu Emerytalnego Ukrainy.

2. Zaloguj się za pomocą podpisu elektronicznego (KEP), BankID, Diya.Sign lub innej dostępnej metody.

3. Otwórz sekcję „Elektroniczna Książeczka Pracy”.

4. Przygotuj wysokiej jakości skany lub zdjęcia stron z wpisami.

5. Prześlij dokumenty do systemu.

6. Podpisz wniosek podpisem elektronicznym.

7. Czekaj na weryfikację i wprowadzenie danych.

Co powinieneś sprawdzić przed przesłaniem dokumentów?

Najczęstsze problemy podczas składania to słabej jakości skany lub niekompletny zestaw stron. Musisz sprawdzić:

● wyrazistość zdjęć;

● brak cieni i odblasków;

● kompletny zestaw stron z zapisami;

● poprawność dat zatrudnienia i rozwiązania umowy;

● nazwy firm;

● obecność pieczątek i podpisów.

Jeśli zmieniłeś nazwisko, warto również mieć dokumenty potwierdzające.

Dlaczego to ważne dla Ukraińców z tymczasową ochroną w UE?

Dla Ukraińców w krajach europejskich kwestia historii zatrudnienia pozostaje aktualna nawet podczas pobytu za granicą w ramach tymczasowej ochrony. W przyszłości te informacje mogą być potrzebne do:

● ubiegania się o emeryturę w Ukrainie;

● potwierdzania doświadczenia zawodowego;

● postępowań prawnych;

● spraw imigracyjnych;

● zatrudnienia.

Jeśli pracujesz za granicą, powinieneś również przechowywać umowy o pracę, zaświadczenia, paski płacowe i dowody wpłat na ubezpieczenie społeczne. A jeśli masz pytania dotyczące legalnego zatrudnienia, umów lub ochrony praw pracowniczych za granicą, Ukraińcy mogą skontaktować się z prawnikami ds. zatrudnienia w Visit Ukraine, aby uniknąć błędów podczas pracy w innym kraju.

Cyfryzacja akt zatrudnienia to ważny krok w ochronie historii zatrudnienia Ukraińców. Nawet jeśli obecnie mieszkasz poza krajem, warto sprawdzić swoje dokumenty i, jeśli to możliwe, wprowadzić swoje dane do elektronicznego rejestru do 10 czerwca 2026 roku.

Przypominamy! Unia Europejska wprowadza nowe zasady przejrzystości wynagrodzeń, które zmienią podejście do wynagrodzeń. Przeczytaj jak dyrektywa wpłynie na pracowników, pracodawców i rynek pracy w ogóle.

Zdjęcie: dsp.gov.ua

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj najnowsze wiadomości i przydatne materiały o Ukrainie i świecie w Wiadomościach dziale.

Nasza rekomendacja na bezpieczną i komfortową podróż: 

Ubezpieczenie Visit Ukraine - ubezpieczenie na bezpieczny pobyt za granicą bez zbędnych wydatków;

Zielona Karta - obowiązkowe ubezpieczenie samochodu na podróż za granicę;

Bilety Visit Ukraine - rezerwuj bilety na autobusy, pociągi i samoloty do/z Ukrainy oraz między miastami na całym świecie;

Usługa Prywatnego Prawnika - profesjonalne wsparcie prawne w sprawach wizowych i migracyjnych;

Merch Visit Ukraine - kup patriotyczną odzież i akcesoria z dostawą na całym świecie.

© 2018-2026, Visit Ukraine. Użycie, kopiowanie lub przedruk materiałów na tej stronie dozwolone jest tylko z linkiem (hiperlinkiem dla publikacji internetowych) do Visit Ukraine.

Wszelkie prawa zastrzeżone.